Mit dewabit haben Sie die Möglichkeit Artikel über die Entwürfe ebay-unabhängig zu sichern um diese für einen späteren Gebrauch zu verwenden. Dabei gibt es jedoch ein paar Dinge zu beachten, damit Ihre Artikel auch vollständig erhalten bleiben.
In diesem Blogeintrag erkläre ich Ihnen, wie Sie Ihre lokalen Artikel korrekt archivieren/sichern und auf was Sie achten sollten.
Artikelordner
Bevor ich Ihnen zeige wie Sie Ihre Artikel archivieren, erläutere ich Ihnen zunächst die Ordnerstruktur der Artikel bei dewabit. Diese unterteilt sich in drei Oberkategorien:
- EBAY: Hier befinden sich alle Artikel, welche sich auch auf ebay befinden und spiegeln diese wider. Wenn die Artikel auf oder von ebay gelöscht werden, dann werden diese auch in dewabit gelöscht.
- LOKALE ARTIKEL: Lokale Artikel sind ebay-unabhängig und befinden sich nur auf Ihrem Computer. Diese Artikel werden nicht automatisiert gelöscht und können zusätzlich in einem Backup gesichert werden.
- SYNC-ITEMS: Artikel in dieser Kategorie sind wie die lokalen Artikel ebay-unabhängig, jedoch werden diese von den dewabit-Servern verwaltet und können von mehreren Arbeitsplätzen genutzt werden. Diese Artikel können nicht innerhalb des Programms in einem Backup gesichert werden. Das übernimmt der dewabit-Server für Sie.
Archivierung
Wie im Bereich Artikelordner erwähnt werden Artikel aus der Kategorie LOKALE ARTIKEL nicht gelöscht und können zusätzlich in einem Backup (Sicherung) gesichert werden. Sie sollten daher alle Artikel, welche Sie sichern möchten, in den Ordner Entwürfe kopieren. Hier haben Sie auch die Möglichkeit eigene Unterordner anzulegen, damit Sie die Übersicht nicht verlieren!
Muss ich auch meine Artikel aus der Kategorie EBAY sichern?
Wenn Sie Artikel auf ebay verwalten, welche Sie zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwenden möchten, dann sollten Sie auch diese in die Entwürfe kopieren. Beendete Artikel werden von ebay nach ca. 90 Tagen gelöscht und können nicht mehr wiederhergestellt werden.
Kann ich meine Artikel auch in den Sync-Entwürfen sichern?
Das ist möglich, jedoch haben Sie bei den lokalen Artikeln den Vorteil, dass Sie unbegrenzt viele Artikel verwalten und die Anzahl und das Intervall der Sicherungen selber bestimmen können.
Backup erstellen
Der wichtigste Punkt bei der Archivierung ist das Erstellen eines Backups. Das Backupfenster öffnen Sie im Hauptfenster unter Import / Export => Backups (andernfalls können Sie auch die Tastenkombination STRG + B betätigen)
Daraufhin öffnet sich das Backupfenster.
Im Tab Sichern können Sie dann die Sicherungsdaten auswählen, ein Verzeichnis auf Ihrem Computer wählen und über den Button Sicherung Starten das Backup erstellen. In dem oben gezeigten Bild werden nur die lokalen Entwürfe und die Artikelordner gesichert.
Automatische Backups
Wenn Sie keine Lust haben Ihre Backups manuell zu erstellen, dann bieten wir Ihnen die Möglichkeit diese beim Beenden von dewabit automatisch erstellen zu lassen.
Öffnen Sie dazu in den Einstellungen den Tab Backups.
Hier können Sie dem Backup einen Dateinamen sowie bei Bedarf einen Zeitstempel verpassen. Um die automatischen Backups zu aktivieren müssen Sie nur die Checkbox Automatische Backups beim Schließen von dewabit erstellen aktivieren. Daraufhin können Sie ein Zielverzeichnis angeben und bestimmen, in welchem Intervall das Backup erstellt werden soll.
Das Bilderproblem
Innerhalb des Artikels werden immer nur die Verweise zu den Artikelbildern gesichert. Wenn Sie zum Beispiel Ihre aktiven ebay Artikel in die lokalen Entwürfe verschieben, dann sind die Artikel zwar ebay unabhängig, jedoch bleibt der Verweis zu den Online-Bildern, welche sich auf den ebay-Servern befinden, weiterhin bestehen. Hier gibt es nun das Problem, dass ebay diese Bilder nach einer gewissen Zeit löscht und Ihre Entwürfe keine Artikelbilder mehr beinhalten. Damit Sie nun nicht für jeden Ihrer Artikel einzeln die Bilder herunterladen und wieder mit dem Entwurf verknüpfen müssen gibt es die Funktion Bilderverwaltung. Mit der Bilderverwaltung können Sie gebündelt alle Online-Bilder herunterladen und automatisch mit den lokalen Entwürfen verknüpfen lassen.
Selektieren Sie dazu einfach alle Artikel in den lokalen Entwürfen (oder nur die betroffenen Artikel) und wählen Sie mittels rechter Maustaste die Option Bilderverwaltung.
Nun öffnet sich das dazugehörige Fenster:
Hier geben Sie nun ein Zielverzeichnis (Speicherort) an, wo die Bilder abgelegt werden sollen. Innerhalb des Zielverzeichnisses werden dann automatisch Unterordner mit dem Namen der Artikelnummer des Artikels angelegt. Wenn Sie den Speicherort gewählt haben, stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung.
- Variantenbilder: Beim Aktivieren werden auch die Variantenbilder verarbeitet
- Nur Bilder verwalten, welche sich Online befinden: Wenn Sie diese Option aktivieren werden nur die Online-Bilder betrachtet und in das Zielverzeichnis abgelegt. Lokale Bilder werden dann ignoriert und nicht mit in das Verzeichnis kopiert
- Exportierte Bilder mit dem Artikel verknüpfen: Hier werden die verarbeiteten Bilder, wie vorhin erwähnt, mit dem Artikel verknüpft. Eine manuelle Verknüpfung ist also nicht mehr notwendig.
Zum Archivieren sollten Sie die Optionen Variantenbilder und Exportierte Bilder mit dem Artikel verknüpfen wählen. Die Option Nur Bilder verwalten, welche sich Online befinden könnten Sie aktivieren, ich halte es jedoch für sinnvoll, wenn sich alle Bilder eines Artikels in einem Ordner befinden. Wenn Sie die Option also deaktiviert lassen, werden auch die lokalen Bilder, welche sich wo anders auf Ihrem Computer befinden, in das Verzeichnis kopiert.
Bilder von dewabit verwalten lassen
Bis zu diesem Punkt haben Sie nun gelernt, dass Sie die zu archivierenden Artikel in die lokalen Entwürfe kopieren sollten, Sie dazu ein Backup erstellen können und wenn nötig alle Bilder (inkl. denen, welche sich Online befinden) auf einen Schlag an einem Ort bringen können.
Auch wenn Sie nun alle Bilder an einem Ort gebracht haben, wird innerhalb des Artikels immer noch nur der Verweis zum Bild gespeichert. Wenn Sie nun bspw. den Ordner mit den Bildern auf Ihrem Computer verschieben, kann dewabit die Bilder nicht mehr finden und alle Entwürfe haben keine Bilder mehr. Auch gibt es das Problem, dass wenn Sie das Backup auf einem anderen Computer wiederherstellen, die Bilder nicht gefunden werden. Sie könnten nun alle Bilder des 1. Computers in den gleichen Ordnerbereich des 2. Computers verschieben, jedoch muss hier der Pfad zu den Bildern exakt gleich sein.
Gibt es dafür eine Lösung?
Ja! Sie können Ihre lokalen Bilder von dewabit verwalten lassen. Aktivieren Sie dazu in den Einstellungen unter Listing die Option Lokale Bilder von dewabit verwalten lassen.
Wenn Sie die Option aktiviert haben, werden die Artikelbilder nach einer Überarbeitung in die dewabit-Datenbank gespeichert, sodass es keinen Verweis mehr auf das Ursprungsbild gibt.
Werden nach Aktivierung alle Bilder automatisch in die dewabit-Datenbank kopiert?
Das ist derzeit leider nicht der Fall, Sie könnten hier einmalig die Bilderverwaltung nutzen. Wenn Sie die Option in den Einstellungen aktiviert haben, können Sie alle Ihre Entwürfe in der Tabelle selektieren und wie bereits oben beschrieben die Bilderverwaltung öffnen. Nun sehen Sie, dass Sie eine weitere Option (Bilder nur im Artikel archivieren und nicht zusätzlich exportieren) zur Verfügung haben. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Bilder nur in die dewabit-Datenbank importiert und nicht zusätzlich noch in das Zielverzeichnis abgelegt. Dadurch würden Sie mit einer Aktion alle Bilder in die dewabit-Datenbank importieren.
Wenn nun alle Bilder von dewabit verwaltet werden, können Sie diese mit in das Backup übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Option Lokale Artikelbilder. Ihre Backupdatei wird in diesem Fall natürlich größer werden, da sich alle Bilder dort befinden.
Sollten Sie das Backup nun auf einem anderen Computer einspielen, bleiben die Artikelbilder der Entwürfe erhalten.
Fazit / TLDR
In diesem Blogeintrag habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre Artikel archivieren können und auf was Sie achten sollten. Nochmal die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
- Stellen Sie sicher, dass sich die zu sichernden Artikel im Ordner Entwürfe befinden
- Prüfen Sie regelmäßig, ob Sie dazu ein Backup erstellt haben. Andernfalls haben Sie auch die Möglichkeit automatisierte Backups in den Einstellungen zu aktivieren
- Wenn Sie Artikelbilder beibehalten und an einem Ort verwalten möchten, dann nutzen Sie die Bilderverwaltung
- Sollten Sie das Backup auf einem anderen Computer einspielen oder eine Sicherung haben wollen, welche alles beinhaltet, dann lassen Sie die Bilder von dewabit verwalten, sodass Sie auch diese in das Backup speichern können
